חוזר מנכ"ל 8/16 ו- 5/17 בעניין נוהל התקשרויות לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים או יחסי אמון מיוחדים בפטור ממכרז

ביום 22.11.16 פורסם חוזר מנכ"ל משרד הפנים 8/16 שבנדון ובו כללים בנוגע להתקשרות בפטור ממכרז לביצוע עבודות הדורשות ידע ומומחיות מיוחדים או יחסי אמון מיוחדים.

בהתאם  להוראות חוזר זה, הכללים שנקבעו יכנסו לתוקף החל מיום 1.6.17.

ביום 25.6.17 פרסם משרד הפנים חוזר מנכ"ל 5/17 ובו תיקונים לנוהל ההתקשרויות שפורסם בחוזר מנכ"ל 8/16.

בהתאם להוראות חוזר זה, נוהל ההתקשרויות כמפורט בחוזר מנכ"ל 8/16 בצירוף התיקון שפורסם בחוזר 5/17, יכנס לתוקף החל מיום 1.1.18.

להלן פירוט השינויים העיקריים שנעשו בחוזר מנכ"ל 8/16 בעקבות חוזר מנכ"ל 5/17:

1. מינוי ועדת התקשרויות
    
   1. התווסף סעיף 5.1.4 הקובע, כי אם ראש הרשות המקומית קבע כי ההתקשרות מצויה בתחום אחריותה של יחידה מסוימת ברשות אז מנהל אותה היחידה ימונה כחבר בועדת התקשרויות. קביעת ראש הרשות יכולה להיות לכלל ההתקשרויות או סוגי ההתקשרויות שיקבעו על-ידו.
   2. בסעיף 5.2 נקבע, כי במקרה של שוויון בהצבעה בוועדת ההתקשרויות אז ליו"ר הועדה יהיה קול מכריע בעניין. 
       
2. החלטה בדבר ביצוע התקשרות לפי תקנה 3(8)
   
   
   1. בסעיף 6.5 נקבע כי ועדת ההתקשרויות תקבע מראש לגבי כל התקשרות או סוג התקשרות (האחרון מהווה תוספת) תנאי סף מקדימים. בעדכון לסעיף נקבע, כי ההחלטה בעניין תנאי הסף לסוג ההתקשרות יהיו תקפים עד שלוש שנים.
   2. בסעיף 6.6 נקבע כי הוועדה תקבע מראש לגבי כל התקשרות או סוג התקשרות (האחרון מהווה תוספת) אמות מידה לפיהם תקבע ההצעה הזוכה ומה המשקל שיינתן לכל אמת מידה. בעדכון לסעיף נקבע, כי ההחלטה לעניין אמות המידה ומשקל לסוג ההתקשרות תהיה תקפה עד שלוש שנים.
   3. בעקבות השינויים הנ"ל השתנה במעט הנוסח של סעיף 6.8.
       
3. פנייה למציעים

1. בסעיף 7.1.1 נקבע כי במקרה ונעשתה פנייה לארבעה מציעים (במקום לשישה כפי שנרשם בנוסח הקודם) והוגשו רק שלוש הצעות אין לפתוח אותן ויש לערוך פנייה נוספת.
2. סעיף 7.1.2.4 קובע כי רשימת המציעים שהרשות צריכה לנהל לפי הנחיות אלה תעודכן פעם בשלוש שנים (במקום פעם בשנה כפי שנרשם בנוסח הקודם).
3. סעיף 7.2 קובע כי ועדת ההתקשרויות יכולה לערוך בדיקה של מספר הצעות הבאות בחשבון ללא פנייה תחרותית מתוך רשימת המציעים אם בנסיבות העניין נמצא כי אין זה אפשרי ומוצדק לערוך פנייה בדרך זו. בפנייה לקבלת כמה הצעות הבאות בחשבון יש לציין את אמות המידה שהוועדה קבעה בעניין זה. בעדכון לסעיף זה נקבע, כי למרות האמור לעיל, הוועדה יכולה לקבוע לפני ביצוע הפנייה כי ההצעה לא תבחר בהתאם לאמות המידה שנקבעו מראש, אך החלטה לבחור בהצעה תחייב נימוק תוך התייחסות להיבטי שוויון.
4. סעיף 7.3 קובע, כי במקרה בו קיימת רשימת מציעים לסוג ההתקשרות הרלוונטי או שישנה רשימת מציעים משותפת לפי סעיף 7א לסוג ההתקשרות הרלוונטי (האחרון מהווה תוספת), אז ההחלטה לערוך בדיקה של הצעות שאינן בתוך אחת מהרשימות תתקבל מטעמים מיוחדים, שירשמו בפרוטוקול. (סעיף 7 א הוא חדש ונרחיב לגביו בהמשך).
5. סעיף 7.4 התווסף לנוסח הקיים וקובע, כי למרות האמור בסעיפים הנ"ל – בנסיבות בהן ישנה דחיפות קיימת אפשרות לבצע פנייה לקבלת מספר הצעות הבאות בחשבון עוד לפני קבלת ההחלטות של הוועדה לפי סעיפים 7.2 ו- 7.3, וזאת בכפוף לחוו"ד של היועמ"ש לרשות כי הדבר אכן נדרש מטעמי דחיפות וכי התקיימו התנאים שנקבעו בסעיפים 7.2 ו- 7.3 לפי העניין. בפנייה לקבלת הצעות בנסיבות אלה יש להבהיר למציעים כי טרם התקבלה החלטת ועדת התקשרויות וקיום ההליך ותוצאותיו מותנים בקבלת החלטות הוועדה בעניין. כמו כן נקבע, כי אם הוועדה אישרה את ההתקשרות היא תצטרך לנמק גם נימוקים בנוגע לדחיפות.
6. סעיף 7א התווסף לנוסח הקיים והוא קובע כי מרכז השלטון המקומי או מי שהוא הסמיך לשם כך יכול לנהל רשימות מציעים משותפות לפי סוגים וועדת ההתקשרויות בכל רשות מקומית יכולה לערוך את הפנייה התחרותית כאמור בסעיף 7.1 למציעים מתוך אותה הרשימה רק במקרים בהם אין לרשות רשימת מציעים לסוג ההתקשרות הרלוונטי ובטרם עשתה כן פרסמה באתר האינטרנט של הרשות כי יש בכוונתה לעשות שימוש ברשימה המשותפת לסוג זה של התקשרות.
7. כמו כן, נקבע בסעיף7א כי למרות האמור לעיל, מטעמים מיוחדים שירשמו בפרוטוקול ועדת התקשרויות תהיה רשאית לערוך פנייה תחרותית למציעים מתוך הרשימה המשותפת גם במקרה שיש באותה הרשות רשימת מציעים לסוג ההתקשרות הרלוונטי (קודם לכן יש לפרסם על הכוונה להשתמש ברשימה המשותפת באתר האינטרנט). 
   
4. פרסומים

1. בסעיף 10.1 נקבע כי ועדת התקשרויות נדרשת לפרסם את פרסומיה באתר הרשות תוך חמישה עשר ימי עבודה (במקום עשרה ימי עבודה) ממועד קבלת ההחלטה. 
2. בסעיף המעודכן נקבע, כי ועדת ההתקשרויות רשאית מטעמי דחיפות לקבוע שההתקשרות תחל עוד בטרם פורסמה ההחלטה המנומקת בתנאי שההחלטה פורסמה ללא נימוקי הוועדה באתר האינטרנט של הרשות.
    
5. תחילה והוראות מעבר

תחילת תוקפו של נוהל זה מיום י"ד בטבת התשע"ח, 1 בינואר 2018 (במקום 1.6.2017 כפי שנקבע בנוסח הקודם).

לקריאת החוזר המלא המשולב - לחצו כאן.